校属各部门：

    为进一步加强与完善对徐汇校区公共会议场地的规范管理、有序使用，确保各级各类会议顺利进行，特对徐汇校区公共会议场地的申请与使用作如下说明：

    1. 徐汇校区公共会议场地是学校专门用于召开会议、组织学术活动和接待来访等的场所；

    2. 徐汇校区公共会议场地有：办公楼220、221、222、223会议室，图书馆116报告厅、117会议室、贵宾厅和大礼堂；

    3. 徐汇校区公共会议场地实行预约制度，原则上不接受临时使用申请，由部门OA秘书至少提前两个工作日进行网上申请。会务或接待用品一般由主办单位自行准备；

    4. 鉴于徐汇校区尚无负责会务服务的专职人员，如需非工作日借用，请使用部门提前与徐汇校区管委会办公室联系，办理相关交接事宜；

    5. 徐汇校区公共会议场地原则上不对校外借用。如因特殊原因确有合作单位需借用徐汇校区公共会议场地，须由与其合作的校内部门提前向徐汇校区管委会办公室提交书面申请，并附与校外单位的合作协议等文件（纸质版），由部门负责人签字，加盖部门公章，经审核批准后再进行网上申请。借用会议场地期间的设施与人员安全由提出借用申请的部门负责；

    6. 使用公共会议场地应自觉爱护公用设施与物品，不得擅自挪用多媒体设备、桌椅等物品；保持会议室整洁，严禁吸烟。

                                                             徐汇校区管委会办公室

                                                                2015年10月15日